2.2 Rechtliche Begriffsbestimmungen beim Fremdfirmeneinsatz
Der Einsatz von Fremdfirmen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, birgt jedoch auch Risiken, die ein Fremdfirmenkoordinator zwingend kennen und berücksichtigen muss. Insbesondere die rechtlichen Abgrenzungen zwischen den verschiedenen Vertragsformen – Werkvertrag, Dienstvertrag und Arbeitnehmerüberlassung – spielen eine entscheidende Rolle, da hier oft Haftungs- und Sicherheitsfragen entstehen.
Werden Arbeiten an externe Unternehmen vergeben, geschieht dies typischerweise mittels Werk- oder Dienstverträgen nach den Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Bei einem Werkvertrag (§§ 631 ff. BGB) verpflichtet sich die Fremdfirma zur Herstellung eines konkreten Werkes oder zur Erzielung eines definierten Arbeitsergebnisses. Das Risiko für den Erfolg liegt bis zur erfolgreichen Abnahme vollständig beim Auftragnehmer. Ein klassisches Beispiel dafür ist der Bau einer Anlage, eine Reparaturleistung oder die Erstellung eines Gutachtens. Bis zur Abnahme haftet allein die Fremdfirma für sämtliche Mängel, Schäden oder Verluste.
Im Gegensatz dazu verpflichtet sich ein Auftragnehmer im Rahmen eines Dienstvertrags (§§ 611 ff. BGB) nicht zu einem konkreten Ergebnis, sondern zur ordnungsgemäßen Ausführung der vereinbarten Tätigkeit. Entscheidend ist hier nicht der Erfolg, sondern die Leistungserbringung selbst. Beispiele sind regelmäßige Wartungsarbeiten oder Beratungsleistungen. Auch hier agiert der Auftragnehmer eigenverantwortlich und unabhängig vom Auftraggeber.
Die Abgrenzung dieser beiden Vertragsformen zur Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit) ist besonders kritisch. Gemäß dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) werden Mitarbeiter eines externen Unternehmens (Verleiher) an den Auftraggeber (Entleiher) verliehen. Der Auftraggeber übt gegenüber diesen Mitarbeitern das unmittelbare Weisungsrecht aus, wodurch er auch direkt Verantwortung für deren Sicherheit und Gesundheitsschutz trägt. Der Fremdfirmenkoordinator muss diese Grenze stets beachten, um eine illegale Arbeitnehmerüberlassung zu verhindern. Die Folgen einer solchen „verdeckten Arbeitnehmerüberlassung“ sind gravierend, da der Auftraggeber in diesem Fall als Arbeitgeber haftet und Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen oder Bußgelder zahlen muss.
Wichtig ist, dass Fremdfirmen eigenständig und eigenverantwortlich arbeiten und Weisungen ausschließlich von ihren eigenen Führungskräften erhalten. Gemäß § 823 BGB („Schadensersatzpflicht“) haftet jeder, der fahrlässig oder vorsätzlich Leben, Gesundheit oder Eigentum anderer verletzt. Daraus ergibt sich für den Fremdfirmenkoordinator eine Verpflichtung, sowohl die vertraglichen Regelungen als auch die tatsächliche Arbeitsorganisation so zu gestalten, dass Haftungsrisiken minimiert werden.
Zur organisatorischen Umsetzung empfiehlt es sich, bereits vor Vertragsschluss eine detaillierte Vorprüfung der Fremdfirma durchzuführen. Dabei sollte insbesondere das Sicherheitsmanagement, die Qualifikation der Mitarbeiter und Unfallstatistiken geprüft werden. Für Tätigkeiten mit besonderen Gefährdungen (z. B. Arbeiten mit Asbest-Bereichen nach TRGS 519, hier ist eine Sachkunde nötig) sind zusätzliche Dokumente wie Gefährdungsbeurteilungen einzufordern.
Der Fremdfirmenkoordinator übernimmt eine zentrale Rolle in der Kommunikation zwischen Auftraggeber und Fremdfirma. Er stellt sicher, dass die Anforderungen des Arbeitsschutzes eingehalten und dokumentiert werden, führt regelmäßige Sicherheitsbegehungen durch und sorgt dafür, dass die Fremdfirmenmitarbeiter über betriebsspezifische Gefahren unterwiesen werden. Die Unterweisungspflicht erstreckt sich dabei auf konkrete Hinweise zu spezifischen Gefahren sowie zum Verhalten im Notfall und sie muss schriftlich dokumentiert sein. Darüber hinaus sollte die Vertragsgestaltung klare Vorgaben zu Qualifikationen, Verantwortlichkeiten und Haftungsfragen enthalten. Bei langfristigen Kooperationen empfiehlt sich ein Rahmenvertrag, ergänzt durch spezifische Einzelverträge. Besonders bewährt haben sich Bonus-Malus-Systeme, die regelkonformes Verhalten belohnen und Fehlverhalten konsequent sanktionieren. Auch eine ausreichende Betriebs- und Umwelthaftpflichtversicherung ist zwingend einzufordern, um Risiken adäquat abzudecken.
Wenn Fremdfirmen im Betrieb eingesetzt werden, kommt oft die Frage auf, ob und in welchem Umfang die Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) des Auftraggebers die Fremdfirmenmitarbeiter direkt unterweisen und dies auch dokumentieren darf. Dabei gilt grundsätzlich, dass der Auftraggeber für seinen Betrieb die Verantwortung trägt, die Fremdfirma umfassend über die spezifischen Gefahren vor Ort zu informieren und sicherzustellen, dass geeignete Sicherheitsanweisungen erteilt werden. Diese Verpflichtung leitet sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 8 Abs. 2 ArbSchG) sowie aus der DGUV Vorschrift 1 ab.
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit darf in diesem Rahmen zwar Unterweisungen durchführen und deren Durchführung dokumentieren, jedoch sind klare Grenzen zu beachten. Die Aufgabe der SiFa ist es, Fremdfirmen über spezifische Gefahren und Sicherheitsanforderungen zu informieren („was und wo“), um den sicheren Ablauf der Arbeiten sicherzustellen. Die SiFa darf hierbei auf betriebliche Besonderheiten hinweisen und Anweisungen zum sicherheitsgerechten Verhalten geben.
Allerdings darf die Fachkraft für Arbeitssicherheit keine arbeitsrechtlichen Weisungen geben, die das arbeitsvertragliche Verhältnis zwischen Fremdfirmenmitarbeitern und deren Arbeitgeber (also dem Fremdunternehmen) betreffen. Dazu zählt vor allem die konkrete Anweisung, wie und von wem eine bestimmte Arbeit durchzuführen ist („wie und wer“). Diese Verantwortung verbleibt ausschließlich beim Fremdfirmen-Arbeitgeber.
Im betrieblichen Alltag ist der Übergang von zulässigen (betriebsbezogenen Sicherheits-) Hinweisen zu arbeitsvertraglichen Weisungen („wie und wer“) oft fließend und nicht immer eindeutig. Deshalb sollten Auftraggeber vorsichtig sein, um nicht versehentlich in die Rolle eines Vorgesetzten gegenüber den Mitarbeitern der Fremdfirma zu geraten.
Klare Strukturen sind wichtig: Idealerweise erfolgen Sicherheitsunterweisungen stets über den Ansprechpartner der Fremdfirma, der die Informationen dann intern weitergibt. Eine Ausnahme besteht lediglich bei unmittelbaren Gefährdungen („Gefahr in Verzug“). Zur Sicherheit ist es empfehlenswert, diese Vorgehensweise schriftlich festzuhalten und sich regelmäßig zu vergewissern, ob die Fremdfirmenmitarbeiter tatsächlich über die spezifischen Risiken unterrichtet wurden – etwa durch Einsicht in die Unterweisungsnachweise. Nur so kann eine eindeutige und rechtssichere Abgrenzung der Verantwortlichkeiten gelingen.
Zusammenfassend trägt der Fremdfirmenkoordinator eine entscheidende Verantwortung dafür, dass die Zusammenarbeit mit Fremdfirmen rechtssicher, strukturiert und sicher verläuft. Er muss die Abgrenzung zwischen Werkvertrag, Dienstvertrag und Arbeitnehmerüberlassung sicher beherrschen, Vertragsinhalte klar regeln und deren Einhaltung kontinuierlich überwachen. Nur durch dieses strukturierte Vorgehen lässt sich langfristig eine effiziente, rechtssichere und sichere Zusammenarbeit mit Fremdfirmen gewährleisten.